“全部合同类型都可以用电子签章盖章了,每份合同签署时间至少缩短3个小时,大大节省了时间和人力成本。”深圳供电局工程项目管理中心专责李文静说。在物资合同实现电子签章的基础上,南方电网公司继续深化拓面,试点推进电子签章从原来的6个合同文本扩展至481个,全面覆盖物资、工程和服务等全领域,并在试点单位深圳供电局实现了1524份合同的电子签章签署。
从传统的线下人工邮寄、签署,到线上自动电子盖章、传输,一个小小的合同电子签章撬动合同管理模式变革,实现合同签署“一次也不用跑”,大大提升了合同签订效率、降低企业运营成本,切实让各市场主体和基层员工“少跑腿、快办事”。
“合同签署是合同管理的一个重要环节,电子签章的推广使用,对有效防控法律风险、提升合同运转效率具有重要意义。”南方电网公司法规部负责人说。
据介绍,电子签章功能的开发应用打通了合同管理系统与供应链平台之间合同文本数据传送通道,能够线上加盖合同章、个人签名章、合同骑缝章,确保合同签署的完整性、安全性和及时性。一方面,通过系统线上控制并在合同加盖骑缝章,避免合同内容被替换,保证合同内容的真实;另一方面,使用电子签名章明确签署人,避免无签署权限人员签署,降低合同签署风险。此外,原有的纸质合同签署可能存在漏签合同日期、漏签名等问题,而现在电子签章都可以一并解决。
“电子签章功能降低了我们的合同寄送成本,提升了签署效率。”一位与深圳供电局合作的供应商说。过去,合同签署需要打印纸质合同,送达双方各自盖章后才能完成签署,异地办理往往需要通过快递送达,按照同城文件快递10元/份、其他城市航空急件40—50元/份计算,每年可为合同双方节省费用达上百万元。此外,电子签章功能的实现,只需2—3个自然日即可完成合同签署,合作双方再也不用担心快递丢失、送收不及时、占用成本等问题。
目前深圳供电局已全面推广应用合同电子签章,合同管理相关人员均已完成电子签章制作和权限开通,改变了原来使用纸质合同审批签字和申请用印的方式。南方电网公司法规部负责人表示,公司将在试点单位经验成果的基础上,进一步完善电子签章使用功能,让更多单位享受电子签章签署合同带来的便利,赋能合同管理数字化转型升级。